Recomandări și bune practici în redactarea unui email
- Titlul email-ului (Subject) este indicat a fi clar și concis – spre exemplu: Eliberare situație școlară, Solicitare scrisoare de recomandare – este de evitat trimiterea unui email fără titlu sau trimiterea unui email în care corpul de text este redactat în chenarul dedicat titlului.
- Formula de adresare poate fi adaptată în raport de destinatar, respectiv dacă destinatarul este cunoscut, formula poate fi „Stimate Domnule Decan”, „Stimată Doamnă Profesor”, iar dacă destinatarul nu este cunoscut (cum ar fi în cazul adreselor de email ale secretariatelor sau ale altor servicii și compartimente administrative), formula de deschidere poate consta și într-o adresare formală impersonală de tipul „Bună ziua”.
- Identificarea expeditorului este recomandat a fi făcută atunci când nu există o corespondență prealabilă cu destinatarul, indicând toate elementele care pot fi relevante în raport de situația de fapt – spre exemplu: „Mă numesc [nume și prenume] și am calitatea de student în grupa [X], anul [Y], forma de învățământ [IF/IFR]”.
- Motivul trimiterii email-ului este indicat a fi expus clar, la obiect, furnizând suficiente detalii pentru rezolvarea solicitării eficient, prin diminuarea necesității comunicărilor subsecvente pentru lămurirea scopului email-ului. Limbajul este recomandat a fi politicos și adecvat relației profesionale dintre expeditor și destinatar – spre exemplu: „Vă adresez acest mesaj pentru a vă solicita respectuos o scrisoare de recomandare care să reflecte activitatea mea academică. Menționez că această scrisoare îmi este necesară pentru aplicarea la un master în domeniul [X] la Universitatea [Y]”.
- Particularitățile solicitării, în măsura în care sunt relevante pentru răspunsul așteptat de la destinatar, ar trebui prezentate exhaustiv – spre exemplu: dacă documentul solicitat este necesar a fi redactat într-o anumită formă sau într-o limbă străină, dacă există un termen până la care răspunsul este necesar.
- Formula de încheiere este recomandat a fi formală, cu posibile variații în raport de obiectul email-ului și de relația cu destinatarul – spre exemplu: „Cu respect”, „Cu stimă”, „Cu deosebită considerație”, „Cu mulțumiri”, „Toate cele bune”.
- Reverificarea email-ului pentru corectarea eventualelor greșeli de gramatică, ortografie și punctuație este indicat a fi făcută înainte de expedierea mesajului. În cazul în care email-ul face referire la unele fișiere atașate, este recomandat a se reverifica faptul că fișierele apar ca atașate și că au fost preluate corect în secțiunea dedicată (Attachments).